Send Personally ist ein Add-In für Microsoft Outlook zum Versand von E-Mails an eine große Anzahl von Empfänger. Um den Versand mit SPE durchzuführen müssen zuerst eine gewöhnliche Nachricht erstellen (Datei – Neu – Email-Nachricht). Dabei gibt es drei Unterschiede bei der Eingabe von den Empfängern, des Texts und des Betreffs.
Geben Sie in die An-Zeile alle Empfänger ein, die eine persönliche E-Mail erhalten sollen. Sie können sowohl Versandlisten als auch einzelne Empfänger eingeben, so wie Sie es von Microsoft Outlook gewöhnt sind.
Bei der Erstellung der Nachricht können Sie auch Adressen eingeben, die zwar in einer Versandliste sind doch keine E-Mail bekommen sollen. Dazu erstellen Sie eine Versandliste mit diesen Adressen. Der Name dieser Liste soll mit dem Wort exclude beginnen. Tragen Sie in diese Liste die Empfänger, die keine E-Mail bekommen sollen ein, und geben Sie diese Liste in die An-Zeile ein.
Beim Versand der E-Mails beachtet SPE, dass keine Duplikate entstehen, wenn eine E-Mail-Adresse in einer oder verschiedenen Listen mehrfach vorhanden ist. SPE sendet an jede Adresse nur eine E-Mail.
Bitte beachten Sie! Seien Sie aufmerksam bei der Verwendung von Cc– und Bcc-Feldern beim E-Mail-Versand. Der Grund dazu ist, dass SPE im Gegensatz zu Microsoft Outlook nicht eine E-Mail an viele Empfänger verschickt, sondern eine eigene Nachricht an jeden Empfänger in der An-Zeile. D.h., dass wenn in der Cc– oder Bcc-Zeile ein Empfänger angegeben ist, erhält er je eine Kopie von jeder gesendeten E-Mail.
Erstellung des Nachrichtentextes und der Betreffzeile
Die Betreffzeile und der Nachrichtentext können mit allen von Microsoft Outlook angebotenen Mitteln erstellt werden. Der einzige Unterschied besteht in der Möglichkeit der Verwendung von speziellen Makros. Beim Versand der Nachricht werden diese Ausdrücke dann durch die Daten jedes einzelnen Empfängers ersetzt.
Sie können in der Betreffzeile und im Nachrichtentext folgende Makros verwenden:
| %USERNAME% | Wird durch den Namen des Empf&ngers ersetzt. Wenn der Name nicht zugreifbar ist, wird anstelle dieses Makros der Ausdruck vor dem @ Zeichen gesetzt (Der erste Buchstabe wird dabei groß geschrieben; |
| %USERFIRSTNAME% | Wird durch den Vornamen des Empfängers ersetzt; |
| %USERLASTNAME% | Wird durch den Nachnamen des Empfängers ersetzt; |
| %USEREMAIL% | Wird durch die E-Mail-Adresse des Empfängers ersetzt; |
| %LIST% | Wird durch den Namen der Versandliste ersetzt, die diese Adresse enthält. Wenn die E-Mail-Adresse direkt in die An-Zeile eingegeben wurde, wird dieses Makro durch den Ausdruck „Name der Versandliste nicht angegeben“ ersetzt. Aus diesem Grund es empfehlenswert dieses Makro nur beim Versand über die Versandlisten zu benutzen. |
Beispiel: Eine Nachricht, die mit Hilfe von Makros erstellt wurde, kann etwa so aussehen:
Sehr geehrte(r) %USERNAME%! Sie erhalten diese E-Mail an Ihre Adresse %USEREMAIL%, weil Sie unseren %LIST% -Service abonniert haben. Mit freundlichen Grüßen Absender von %LIST% |
Um die Nachricht mit Hilfe von SPE zu versenden, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Send Personally anstatt von Senden.
Außer dem Schaltfläche Send Personally finden Sie in der Benutzerzeile ein Menü, mit dem Sie die Makros schnell einfügen, sowie auf die Hilfe zugreifen und Ihre Sprache auswählen können.
Anmerkung. Bei der Arbeit mit Microsoft Outlook 2000 können Microsoft Word und SPE leider nicht miteinander verwendet werden.